Gestión, seguimiento y evaluación

Publicado: noviembre 2nd, 2013 |
Autor Priscila Kon

En la actualidad, se ha tomado conciencia sobre la importancia de realizar una planificación estratégica que promueva una sostenibilidad de la organización a largo plazo. Este análisis exhaustivo para establecer las principales brechas y los planes para suplirlas (articulando la realidad institucional con el entorno), en muchos casos no se ejecuta; y en los casos que se ejecuta suele convertirse en un documento muy rígido que simplemente es enviado al baúl de los recuerdos porque no satisface las necesidades cambiantes de la organización.

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En el primer caso las organizaciones suelen entrar en un continuo ciclo de planificación, generando una interminable colección de planes los cuales no son ejecutados. Es en esta instancia, donde se hace imprescindible aterrizar el plan en acciones concretas a corto plazo que permitan la ejecución del mismo. Una vez definido el horizonte al cual se va a direccionar la organización y las líneas estratégicas, es importante definir un plan operativo, por lo general con un año de duración, estableciendo las acciones encaminadas a solventar las brechas más significativas.

La planificación estratégica nos indica el horizonte al cual queremos llegar, en cambio la planificación operativa nos señala el camino que realizaremos a corto plazo dentro del plan trazado. Una vez definida la ruta e iniciada la gestión ¿Cómo podemos darnos  cuenta que la organización  se mantiene dentro del camino planteado?

Es en este punto donde los sistemas de seguimiento y control juegan un papel esencial para monitorear oportunamente el avance de la organización, a fin de identificar y corregir desviaciones oportunamente. Este ejercicio tiene varios componentes importantes:

  1. Definición de indicadores y metas: Establecer claramente lo que se propone conseguir, sean en la planificación estratégica u operativa, a través de indicadores de gestión, resultado o impacto. En este ámbito existen herramientas interesantes como el cuadro de mando integral (el cual articula y alinea a toda la organización en la consecución de los objetivos planteados), sistemas de control estadístico de procesos (encaminados a garantizar la calidad de los bienes y servicios, etc.
  2. Sistema de información: Conjuntamente con la definición de indicadores y metas, es esencial instaurar un sistema que me permita obtener información oportuna, confiable y relevante del estado de la organización y del estado del entorno.
  3. Responsabilidades: Otro aspecto que usualmente se deja de lado, es el de establecer las responsabilidades del personal que estará inmiscuido dentro del seguimiento, además de los canales de comunicación que se deben seguir al momento de reportar las alertas detectadas.
  4. Plan de acción: Hay que recordar que no basta identificar las alertas, sino también solventarlas a través de un plan de acción que defina claramente las actividades a ejecutar, sean estas, correctivas en el caso de los problemas o preventivas para los riesgos.

Ejemplarizado muy brevemente lo enunciado hasta el momento:

  • Planificación estratégica: Nos plantea el desarrollo de una nueva línea de negocio.
    • Indicadores: ventas realizadas (resultado), posicionamiento de la empresa en el mercado (impacto).
  • Planificación operativa: Compra de nueva maquinaria para la producción de nuevos productos.
    • Indicadores: Número de unidades producidas (gestión)
  • ¿Cuál es el siguiente paso?

El siguiente paso, usualmente muy poco utilizado, es la evaluación de las metas alcanzadas. No solo implica saber que alcanzamos, sino compararlo con lo que pudimos haber alcanzado a fin de retroalimentar las acciones realizadas. De la evaluación se desprenden acciones a todo nivel, desde la necesidad de gestionar acciones con un enfoque diferente, replantear indicadores e incluso una reformulación de la planificación estratégica.

En resumen, si bien es cierto dedicar un esfuerzo considerable a la planificación estratégica. Es sustancial operativizar dicha planificación, definir un sistema de seguimiento y control eficiente, además de implementar una cultura de evaluación que permita una retroalimentación oportuna.

Carlos Vizcaíno

Amplia experiencia en el desarrollo de propuestas para la mejora en la gestión del sector público (Sistemas de seguimiento y control, calidad en la prestación de servicios públicos, administración de proyectos, desarrollo de sistemas de información para la toma de decisiones), además de haber realizado análisis integrales a la situación financiera de varias empresas del sector privado.

Universidad de Alicante – Master en Administración de empresas.

Pontificia Universidad Católica del Ecuador – Ingeniero Comercial con mención en Finanzas.

Business report writing

Universidad San Francisco de Quito – Licenciado en Administración de Empresas / Marketing.

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